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一、项 目 建 设 概 况 工程名称 象州至桐木二级公路工程 工程地点及主要控制点 本项目工程起点位于广西象州县城城东开发区附近，途经象州县的寺村镇、罗秀镇、大乐镇及金秀县的古车、仁里终点位于桐木镇与金秀至头排二级公路连接。 建设依据 1、桂计交通[2001]266号文《关于象州至桐木公路项目建议书的批复》； 2、桂计交通[2001]573号文《关于象州至桐木公路工程可行性研究报告的批复》； 3、交基建函[2002]560号文《关于象州至桐木二级公路工程一阶段施工图设计及预算的批复》； 4、路规计函[2003]456号《关于下达2003年新增广西县际公路（国债）投资计划的通知》 建设规模 二级公路改建工程，55.6039Km 技术标准 及 主要指标 大部分路段为平原微丘区二级公路，局部路段为山岭重丘二级公路，计算行车速度原则采用80公里/小时局部困难地段为40公里/小时。桥涵设计荷载汽-20级，挂-100；洪水设计频率：大、中桥1/100，小桥涵及路基1/50，桥涵与路基同宽。路基宽12米，沥青碎石路面9米，最大纵坡7%；最小平曲线半径为105米。 开工日期 交工日期 开工日期：2003年12月30日 交工日期：2006年1月15日 项目管理单位 象州至桐木二级公路工程建设办公室（桂中公路管理局代业主） 设计单位 监理单位 施工单位 设计单位：广西壮族自治区林业勘测设计院 监理单位：柳州桂中路桥工程监理有限责任公司 施工单位：№1合同段：中铁二局股份公司 №2合同段：广西河池路桥工程公司 №3合同段：广西长长路桥建设有限公司 №4合同段：桂林市路通工程建设公司 №5合同段：中国水利水电第十三工程局 №5-1合同段：桂林市路通工程建设公司 №A合同段：桂林市路通工程建设公司 №B合同段：北海市公路工程建设有限责任公司 №D合同段：贵港市路桥工程有限责任公司 №E合同段：广西劲达交通工程有限责任公司 二 、 项 目 档 案 管 理 情 况 二、 项 目 档 案 管 理 情 况 1.项目建设单位（法人）执行国家档案工作法律法规，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作的管理体制和工作程序的检查。 1、《关于印发象州至桐木二级公路工程建设管理办法的通知》象桐路建办字[2003]06号文； 2、每月月底进行的月度考核《月度考核评分表》； 3、《关于印发象州至桐木二级公路工程施工监理实施办法的通知》监办字[2003]09号文； 4、《转发关于印发广西路网项目公路工程文件材料立卷归档管理办法的通知》象桐建设办字[2005]26号文； 5、《关于要求对质检资料自检情况的通知》象桐建设办函[2005]30号文； 2.项目建设单位（法人）对项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行的检查。 1、总监字[2003]005号《关于印发象州至桐木二级公路工程分项工程质量保证资料一览表的通知》 2、总监办字[2004]007号《关于象州至桐木二级公路竣工文件立卷归档和计量支付培训的通知》 3、总监办字[2004]019号《关于要求限时完善施工质检资料的通知》 4、总监办字[2005]001号《关于加快收集编制竣工文件的通知》 5、总监办2005年10月6日下发29号工作指令《关于对№5 标竣工资料整理归档的工作指令》 6、总监办2005年12月8日下发30号工作指令《关于要求№3标加快竣工资料整理的工作指令》 3.项目档案工作实行领导负责制，确定了负责项目档案工作的领导和部门，实行了各部门和有关人员档案工作责任制，并采取了有效的考核措施的检查 项目档案工作实行领导负责制，总负责人：卢国明，每月月底组织考核时检查资料编写情况。 建设办资料：相关文件及报告由行政处王孝德负责，实行了本部门和有关人员档案工作责任制收集；设计及变更由生产处罗超俊负责，实行了本部门和有关人员档案工作责任制收集。 监理资料：由总监谢文生负责实行了监理处各专工、合同计量室、中心试验室及各合同段驻地监理有关人员档案工作责任制进行收集。 设计单位：由设计代表陈炳堂负责收集整理设计变更及设计修改资料。 施工资料：以项目总工及技术负责人为首，协调本项目部技术人员进行资料收集、整理工作，总监办现场监督承包人进行资料收集、整理工作及保证资料的正确性、及时性。 各参建单位共同组成一个竣工文件归档工作管理网络。 4.项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，要求明确，控制措施有力的检查。 按规定写入监理、施工合同，同时对承包人工程量清单中102-1支付编号《竣工文件》费用不予计量支付，同时也将工程质量保证金的20%不予支付，作为竣工验收保证金，待竣工资料验收后方可进行支付。 5.配备适应工作需要的档案管理人员，档案管理人员经过档案管理专业培训的检查。 建设办、总监办及施工单位各配备两名专职资料员，对各单位资料档案进行归档整理，并对专职资料员进行专业培训： 1、2004年3月7日，进行资料归档培训，人数18人； 2、2005年2月20日，进行资料归档培训，人数22人。 3、2007年9月20日，请区局负责档案管理工作的冯工进行资料整理培训，人数20人。 6.采用先进信息技术，实现项目档案管理的信息化的检查。 各参建单位均利用计算机编制卷内目录、内外封面、脊背和总目录；电子表格制作的总目录方便查找利用。 7.配备计算机、复印机及声像器材等必备检查。 配备了计算机、复印机、打印机及摄像机等器材，设备齐全、完好，经费满足要求。 三、 项目档案的完整、准确、系统情况、安全性检查及其结论 三、 项目档案的完整、准确、系统情况、安全性检查及其结论 1.按照国家行业有关文件所确定的内容，结合项目产生文件材料的实际情况，检查项目档案的完整性、准确性、系统性的检查。 工程档案编制依据：《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国公路法》、交通部《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》（交办发[2001]390号）、《公路工程竣工验收办法》（交通部2004第3号）、《关于贯彻执行公路工程竣交工验收办法有关事宜的通知》（交公路发[2004]446号）、《广西路网项目公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》路工程函[2005]210号、GB/T1182-2000《中华人民共和国国家标准科学技术档案案卷构成的一般要求》 1、该工程项目的文件材料从立项、设计、征地拆迁、招投标、财务审计、施工、监理到竣工全过程进行收集、编制、归档，各种文件原件基本齐全，内容基本完整。欠缺的重要文件和原因是：（1）缺建设项目建议书，原因是：根据桂政发[2001]67号文件中的第四条，简化项目前期工作审批手续，该公路前期工作审批手续简化为仅审批项目可行性研究报告和一阶段设计文件；（2）缺林地土地证，原因是地方政府未能办理。（3）施工、监理的管理文件收集不够齐全，考虑到该项目主体工程在新办法出台前已经完成，可放宽要求。 2、收集的文件材料大多数是原件，该工程项目的施工、监理质量保证资料于2006年1月通过广西交通质检站检查鉴定，准确实性已得到确认。基本真实反映项目（工程）竣工时的实际情况和建设过程，基本做到图物相符，技术数据准确可靠，签章手续完备。 3、该工程项目档案按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。 2、项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况 第一部分 综合文件 由建设办根据竣（交）工验收文件、建设依据、审批施工图设计、征地拆迁、招投标等类别进行收集归档。 第二部分 决算和审计文件 由建设办根据档案管理要求进行收集整理 第三部分 监理资料 由柳州桂中路桥工程监理有限责任公司根据施工监理过程中所形成的文档材料及工程管理文件根据资料的性质、内容、反映问题、分类等分阶段整理组卷收集整理 第四部分 施工资料 各标段根据施工进度先后顺序进行工程质量检验，自检合格后，按规范填写质检资料后上报总监办复核签认审核无误后，各项目部资料管理人员按路线前进方向结合单位工程、分部工程、分项工程的不同分类，分别整理组卷收集整理 第五部分 科研、新技术资料（本项目无） 3、竣工图的编制情况及质量 竣工图由施工单位及监理单位联合编制，委托专业技术人员负责打印出图，监理进行复核，资料真实性及完整性符合规范要求。经验收小组抽查竣工图基本反映竣工路线的路基、路面、桥梁、涵洞、路基防护、安全设施等全部施工实际造型和特征。该项目竣工图均加盖竣工图章并有相关责任人签认，编制方法基本符合档案管理规定。 4、档案的种类、数量 总计：712卷（除尚未发生的财务审计决算文件和报表、交竣工文件、总结及房建单项验收文件），其中： 第一部分 综合文件 91卷 第二部分 决算和审计文件 22卷 第三部分 监理资料 153卷 第四部分 施工资料 446卷 第五部分 科研、新技术资料 （本项目无） 5、符合GB／T 11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》检查 档案案卷的组卷原则和方法、案卷和案卷内文件材料的排列、案卷的编目、案卷的装订、卷皮规格及制成材料的质量基本符合要求 四、项目档案的安全 1.符合《档案库房技术管理暂行规定》检查 基本符合《档案库房技术管理暂行规定》的要求。 有防潮、防水、防日光及紫外线照射、防尘、防污染、防盗、防火和温湿度等设备；有防有害生物的药剂。 2.档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合标准要求检查 卷盒外表规格为305㎜×220㎜，厚度分别为20㎜、30㎜、40㎜、50㎜、60㎜五种；卷皮采用牛皮纸制作，档案的柜架等装具均符合标准要求。 3.归档文件材料的制成材料符合耐久性要求检查 文件材料的载体和书写材料均符合耐久性要求，无热敏纸，少量圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写字迹基本采取了补救措施。 4.采取有效措施保证档案实体和信息安全检查 设有专门的档案专柜和档案室，并有专人管理和维护，保证了档案实体和信息的安全。 五、档案验收的结论意见 验收小组检查采用质询、现场查验、抽查案卷的方式，在全面检查档案总量（共712 卷）的基础上，重点抽查档案272卷，占总量的38%。抽查重点为综合性文件、竣工文件图纸、质量控制文件、隐蔽工程文件等。从抽查情况看，除尚未发生的财务审计决算文件和报表、竣工文件和总结、房建单项验收文件要待项目竣工后补充收集归档外，其余的竣工文件材料基本编制完毕。整套档案从立项、设计、征地拆迁、招投标、施工、监理到竣工全过程的文件材料基本完整；施工、监理资料中的技术数据准确性已经经过区交通质量监督站检验通过；档案的形成规律保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。整套工程档案基本真实反映工程建设活动和工程实际状况；档案立卷基本符合国家和交通行业文件法规的要求，可为今后该公路的管养、改扩建、维护公路产权、科研和公路历史发展研究提供真实、可靠的记录。检查小组同意通过档案验收。但是由于县政府的原因至今没有办理林地证和土地证问题，不属档案验收小组的权限范围，需要提交竣工验收委员会审议。 对于本次对于本次验收检查中发现指出的存在问题（见第六点），建设办要组织有关单位继续完善，使该项目档案达到规范化、标准化要求。 六、存在问题、整改要求与建议 一、建设办 1、该项目的林地、土地证未曾办理和归档。根据自治区人民政府桂政发[2000]39号规定和业主同金秀县和象州县政府的合同协议，建设项目的征地拆迁由当地人民政府包干负责，现在由于地方政府资金短缺的原因未办理有关证件，影响了整套档案的完整性。由于该问题的解决不在档案验收小组的权限范围之内，特提请竣工验收委员会审议。 建议地方政府尽量解决林地土地证的问题。如实在解决不了，请建设办会同县负责征地拆迁的部门将未办理林地、土地证的详细原因写成文字材料，加盖公章放入征地拆迁资料中存档备查。 2、象州县红线图未收集归档（2008年1月电话告知已补充收集）。 3、征地数量明细表及征地档案汇编有不少复印件复印的页面不全，部分当事人签名看不到，不利于维护公路产权，也不符合存档要求，此类资料要全部返工；征地拆迁资料均为复印件，要加盖原单位或管保单位公章，写明与原件一致和原件保管在什么单位；象州县拆迁一览表无卷内目录；备考表签名不全。 4、建设单位往来文件中的财务文件、招标文件要按类归档；监督申请要批复一起组卷；变更文件若有请示无批复要在卷内目录备注；部分金属钉未拆除；有照片的未在备考表中写清楚；一盒装几册的案卷未在封面和脊背上标明册数。 二、施工单位 1、缺变更设计一览表。 2、桥梁的总目录要以座为单位独立排序，不能将所有的桥的分项分部混合排序。 3、桂林路通公司卷内目录（变更令）页码填错；第1、2、3、4、5标责任者写错。 4、竣工图各案卷没有卷内目录和备考表。 5、缺管理文件（5标和B标除外）、质量往来文件、安全质量事故及处理报告、合同管理文件。 6、第284、285卷与建设办和总监办文件重复，建议删去。 7、施工资料签认盖章不全，有容易消退的笔迹未处理，要全面检查纠正。 三、监理单位 1、桥梁的总目录要按座排序，不能按全部桥梁的各分项、分部排序 2、各管理文件要按交通部目录分开组卷，并重新编排总目录。 3、监理资料签认不全，部分用蓝墨水签认的笔迹要处理后归档。 四、目前综合性文件材料中尚未发生和尚未收集齐全的竣工文件总结、房建资料、财务审计决算文件及支付报表等资料要在补充收集归档。据交通部要求，工程项目竣工验收后三个月内，必须将竣工档案移交给档案管理部门。请建设办按照档案管理办法的规定，填写好竣工文件档案移交目录（含电子目录）和竣工文件档案移交签证单，在规定的期限内分别向自治区交通厅、自治区公路管理局和桂中公路管理局等各有关接收保管单位办理竣工档案移交手续
